Tryb raportowy - na legalu?

Platforma łącząca Rynek Pracy i Pomocy Społecznej

Tryb raportowy - na legalu?

Postautor: tomsen » 25 sty 2016 12:53

Muszę odgrzać temat, bo u nas temat SEPI umarł na dłuższy czas .... i najwyższa pora znów go reanimować.
Chcieliśmy to uruchomić z dwa lata temu w trybie raportowym jak chyba większość, po czym GIODO orzekło, iż taki tryb nie jest zgodny to raz,
a dwa, jakieś tam zapisy miały trafić do ustawy by to umożliwić a chyba też nie trafiły... no i tak jakoś wszystkim się odechciało....

Mamy początek 2016 roku i bardzo chcemy wskrzesić SEPI ale znów pojawia się pytanie o tryb RAPORTOWY?
Czy ktoś z szanownych kolegów/koleżanek orientuje się jak to wygląda na dzień dzisiejszy? czy coś się zmieniło w przepisach? lub w spojrzeniu GIODO na tą sprawę?
tomsen
Instruktor
Instruktor

Re: Tryb raportowy - na legalu?

Postautor: Grzechu » 25 sty 2016 16:42

Jakby coś, to trochę sobie pokorespondowaliśmy z tomsenem poprzez PW - jeśli ktoś będzie zainteresowany, to wstawię swoją interpretację.
Grzechu
AS
AS

Re: Tryb raportowy - na legalu?

Postautor: Grzechu » 25 sty 2016 20:59

Ponieważ są zainteresowani, to poniżej fragment z naszej korespondencji - pozwoliłem sobie pominąć rzeczy nieistotne i swoje prywatne "dobre rady" ;)

Obszerny cytat z treści opracowanej przeze mnie odpowiedzi na jedno z pytań zadanych przed spotkaniem takiej lokalnej grupy roboczej na temat ogólnie związany z wymianą informacji między PUP a OPS:

PYTANIE: czym różni się tryb raportowy a wnioskowy
Przede wszystkim: tryb raportowy i wnioskowy nie różni się zakresem przekazywanych/udostępnianych danych!
Zakres ten jest zawsze osobno definiowany w każdej ze współpracujących ze sobą jednostek. Administrator systemu może decydować jakie informacje, komu, i w jakim trybie przekazywać i/lub udostępniać.
Oczywiście zakres informacji powinien zostać ustalony pomiędzy zainteresowanymi stronami, tak aby te informacje były kompletne i wystarczające do podejmowania na ich podstawie działań. Nie zmienia to faktu, że administrator systemu w danej jednostce ma pełną dowolność w tej dziedzinie.

Tym co różni oba te tryby są kwestie prawno-formalne.
W trybie wnioskowym informacje są przekazywane (ważne: przekazywane! nie: udostępniane!) drugiej stronie na podstawie złożonego w formie elektronicznej wniosku spełniającego przesłanki określone w KPA i innych przepisach prawa (m.in. wniosek musi być podpisany - tu: podpisany podpisem elektronicznym).
Wniosek ten podlega rozpatrzeniu, a w przypadku jego pozytywnego rozpatrzenia przekazywane informacje również mają postać dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem elektronicznym, który może zostać oficjalnie użyty w obrocie prawnym, gdyż przekazanie oznacza w takim przypadku oficjalne, urzędowe, poświadczenie aktualnego stanu wiedzy o sprawie prowadzonej przez udzielającą informacji jednostkę.
W trybie raportowym informacje są udostępniane, czyli zainteresowana jednostka otrzymuje wyłącznie wgląd w aktualny stanu wiedzy o sprawie prowadzonej przez udzielającą informacji jednostkę, ale to wyłącznie od jej decyzji zależy interpretacja tak pozyskanej informacji oraz decyzja, czy na jej podstawie podejmować dalsze działania ze swojej domeny, a jeśli tak, to jakie to mają być działania.

Trzeba tu koniecznie podkreślić, ze SEPI umożliwia skonfigurowanie trybu raportowego na dwa sposoby, tzw. "sformalizowany" i "niesformalizowany".

Prawidłowy:
Raport "sformalizowany" - jednostka korzysta z udostępnionych przez inną jednostkę informacji bez konieczności uzyskania zgody na udostępnienie od drugiej strony, ale jest zobowiązana przed ich uzyskaniem do określenia przyczyny i podstawy prawnej upoważniającej ją do uzyskania i wykorzystania informacji.
Jest to działanie bardzo podobne do trybu wnioskowego, tyle że nie wymaga podpisu elektronicznego, nie wymaga też od drugiej strony decyzji czy żądaną informację udostępnić, czy jej nie udostępnić.
W tym wariancie zarówno samo żądanie udostępnienia informacji, jak i sam zakres udostępnionych informacji, są rejestrowane w systemie SEPI - zgodnie z wymaganiami wynikającymi z przepisów, które przywołuję niżej.

Wadliwy:
Raport "niesformalizowany" - jednostka korzysta z udostępnionych informacji bez konieczności uzyskania zgody na udostępnienie od drugiej strony, ale także i bez określenia przyczyny i podstawy prawnej upoważniającej ją do uzyskania i wykorzystania informacji.
Zaletą w tym przypadku jest szybkość pozyskania informacji - wystarczy "wklepać" PESEL albo nazwisko i imię (lub kombinację), aby uzyskać informacje o konkretnej osobie lub listę osób, z której należy wybrać konkretnie interesującą (a potem, z... nudów lub z ciekawości, można przejrzeć także informacje o innych osobach...!)

Dlaczego jest to wariant wadliwy? Dlatego, że przy takiej konfiguracji w SEPI nie zostaje żaden ślad kto, kogo, dlaczego i w jakim zakresie "oglądał" - a tego wymaga przepis art. 32 ust. 1 pkt 3-5a oraz art. 36 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, a także przepis par. 7 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz (...).

Trzeba tu koniecznie podkreślić, że żaden z aktów prawnych obowiązujących w PUP i OPS nie wyłącza(!!!) stosowania wyżej przywołanych przepisów!
A dlaczego taki wariant jest możliwy do skonfigurowania i wykorzystywania? Dlatego, że SEPI jest produktem komercyjnym, który może być wykorzystywany nie tylko przez PUPy i OPSy. Bardzo łatwo wyobrazić sobie obszar wykorzystania tego systemu w obrębie jednej instytucji/organu/organizacji, które w zakresie swojego działania nie muszą wykorzystywać jakichkolwiek sformalizowanych procedur dokumentujących pozyskanie informacji.

Trzeba też zaznaczyć, że w samym procesie przekazywania informacji (w dokumentach elektronicznych lub w raportach) w żadnym przypadku NIE ZACHODZI powierzenie przetwarzania informacji!
Powierzenie przetwarzania ma miejsce wyłącznie wówczas, gdy dane z jakiejś jednostki przekazywane są innej w celu kolokacji (czyli świadczenia usług "fizycznego" utrzymania informacji gromadzonych w SEPI).
[KONIEC CYTATU]

Zmiana prawna, która umożliwia jego stosowanie była subtelna: są to słówka "w szczególności" w ustępach 6, 7, 7a i 8 w artykule 33 naszej ustawy, co "w szczególności" ;) oznacza, że wymienione w nich sposoby nie tworzą zamkniętego katalogu i mogą występować inne, pod warunkiem że spełniają wymagania ustawy o ochronie danych osobowych (dodano: i w ustępie bodaj 8 ww. artykułu naszej ustawy).


Powyższe przeszło pomyślnie konsultacje z udziałem tak osób zainteresowanych, jak i nieco obeznanych z problematyką ochrony danych osobowych.
Grzechu
AS
AS

Re: Tryb raportowy - na legalu?

Postautor: tomsen » 26 sty 2016 10:19

Dostęp sformalizowany do danych i tam są takie pola :
1) przeznaczenie
2) podstawa prawna
3) zakres informacji

No i mam pytania co tam wpisać? Jak utworzyć słownik pod to?

Przeznaczenie - "do rozpatrzenia sprawy" i to wystarczy?
Podstawa prawna - "Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej" i tyle?
Zakres informacji - tutaj należy szczegółowo wymienić np. imię, nazwisko, pesel... i jakie dane pobieramy? np. informacja o pobranych świadczeniach czy jak mam rozumieć to pole?
tomsen
Instruktor
Instruktor

Re: Tryb raportowy - na legalu?

Postautor: Grzechu » 26 sty 2016 10:58

Ja osobiście szedłbym w kierunku ujęcia tego, co jest na naszym wniosku o wydanie zaświadczenia.
Przykładowy zwizualizowany wniosek o zaświadczenie dotyczące aktualnego statusu osoby zamieszczam poniżej:
Wniosek SEPI.PNG


Dawno nie zaglądałem w SEPI do tej funkcjonalności (nie mamy póki co komunikacji dwustronnej), ale idealnie byłoby, gdyby kompletny zestaw parametrów można było predefiniować w zależności od rodzaju informacji, którą pracownik chce uzyskać.
Np. dla jednego rodzaju sprawy byłyby inne podstawy prawne i zakres informacji, a dla drugiego rodzaju - także inne, odpowiednie właśnie dla tego rodzaju.
W takim układzie wybór rodzaju sprawy powodowałby automatyczne wstawienie kompletu niezbędnych parametrów.

Jeśli tak to obecnie nie działa, to warto byłoby chyba "zmolestować" Sygnity do wprowadzenia koniecznych zmian...


Generalnie polecam skonsultowanie się z OPSami co do rodzajów spraw, podstaw prawnych, zakresu informacji itp. - oni będą najlepiej wiedzieli co, do czego i na jakiej podstawie potrzebują (ale trzeba to naturalnie zweryfikować ;) ).
Według mnie powinno to się odbyć co najmniej na poziomie kierowników komórek organizacyjnych, dobrze byłoby też, aby taka konsultacja odbyła się z jednoczesnym udziałem wszystkich zainteresowanych - aby uniknąć sytuacji koncertu życzeń "podobnych" ale nie "takich samych"...
Nie masz wymaganych uprawnień, aby zobaczyć pliki załączone do tego postu.
Grzechu
AS
AS

Re: Tryb raportowy - na legalu?

Postautor: Piter » 26 sty 2016 12:05

tomsen pisze:Dostęp sformalizowany do danych i tam są takie pola :
1) przeznaczenie
2) podstawa prawna
3) zakres informacji

No i mam pytania co tam wpisać? Jak utworzyć słownik pod to?

Przeznaczenie - "do rozpatrzenia sprawy" i to wystarczy?
Podstawa prawna - "Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej" i tyle?
Zakres informacji - tutaj należy szczegółowo wymienić np. imię, nazwisko, pesel... i jakie dane pobieramy? np. informacja o pobranych świadczeniach czy jak mam rozumieć to pole?


My tak mamy poustawiane formalne:
ad1) np dodatek mieszkaniowy
ad2) konsultowane z OPSami
Na podstawie art. 3 ust.3 Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71 poz. 734 z póź. zm)
Na podstawie art. 7 i 8 Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 poz.182 z póź. zm)
Na podstawie art. 54 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. 2008 Nr 164 poz. 1027 z póź. zm)
Na podstawie art. 2, art. 5 Ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (tekst jednolity Dz. U. 2012 poz. 1228)
Na podstawie art. 3, art. 5 Ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. 2006 Nr 139 poz. 992 z póź. zm)
Na podstawie art. 90d Ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (Dz. U. Nr 95, poz. 425 z póź. zm) stypendium szkolne
ad3) opisany zakres informacji czyli np:
Informacje ogólne (imię, nazwisko, NIP, data urodzenia, PESEL, data zgonu, imię ojca, imię matki, miejsce urodzenia, dokument tożsamości- seria i numer, płeć, stan cywilny, dane adresowe); Rodzina; Dane dotyczące rejestracji; Aktywizacja - wizyty /wezwania (dotyczy propozycji pracy, stażu, szkolenia, przekwalifikowania zawodowego, innych form pomocy, potwierdzania gotowości do pracy, termin wizyt; Przyznane świadczenia i zasiłki; Kwalifikacje (zawody, wykształcenia, uprawnienia, umiejętności, języki obce); Opłacone składki zdrowotne; Poradnictwo i informacja zawodowa; Kolejne zdarzenia;

Niestety, słownik trzeba klepać dla każdego OPSu osobno.
Piter
AS
AS

Re: Tryb raportowy - na legalu?

Postautor: ramzes » 26 sty 2016 14:02

Temat już kiedyś poruszałem na forum ale skoro mowa o "legalu" to podaje przy okazji tego wątku pod rozwagę. Zaświadczenia przesyłane z PUP na wniosek OPS poprzez SEPI nie powinny nazywać się zaświadczeniami ani taka nazwa nie powinna widnieć na tych dokumentach. Ar. 217 kpa wskazuje jasno że organ wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie.
W przypadku komunikacji PUP<->OPS nie zachodzi tryb opisany w art. 217 kpa a jedynie przekazanie informacji na podstawie wniosku organu o udostępnianie danych.
ramzes
Doctor
Doctor

Re: Tryb raportowy - na legalu?

Postautor: Grzechu » 26 sty 2016 14:23

Chyba masz rację...
Pamiętam temat i miałem się temu bliżej przyjrzeć, ale... zapomniałem...
Grzechu
AS
AS

Re: Tryb raportowy - na legalu?

Postautor: ramzes » 26 sty 2016 14:44

Grzechu pisze:Chyba masz rację...
dzięki :)
gdyby to były faktycznie zaświadczenia, wystarczyłby wniosek osoby bez podawania niezliczonych podstaw prawnych ;)
ramzes
Doctor
Doctor

Re: Tryb raportowy - na legalu?

Postautor: PawełR » 31 maja 2016 14:31

Ar. 217 kpa wskazuje jasno że organ wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie..
a osoba w postaci urzędnika nie jest osoba ubiegającą się o zaświadczenie w sprawie jakiejś tam innej osoby? przecież te dane użytkownika sepi są widoczne w logach. Więc to takie nie jasne do końca jest. Co innego gdyby tam było jeszcze dodane że .. na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie które dotyczy jej sprawy..
PawełR
GWIAZDA
GWIAZDA

Re: Tryb raportowy - na legalu?

Postautor: gaad » 01 cze 2016 7:48

PawełR pisze:soba w postaci urzędnika nie jest osoba ubiegającą się o zaświadczenie w sprawie jakiejś tam innej osoby?

NIe jest. Występuje urząd, którego reprezentuje urzędnik.
gaad
Omnibus
Omnibus


Wróć do SEPI

Kto jest online

Użytkownicy przeglądający to forum: Obecnie na forum nie ma żadnego zarejestrowanego użytkownika i 1 gość