Podteczki

Co jest dobrze a co źle ....

Podteczki

Postautor: mPiotr » 20 sie 2010 14:41

Symbol klasyfikacyjny podteczek ma u nas ustandaryzowaną postać JRWA-licznik, gdzie:
  • JRWA - symbol klasyfikacyjny Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt w którym zakładana jest podteczka
  • licznik - licznik sprawy zakładającej podteczkę
Przykład: Jeśli w ciągu roku zajdzie potrzeba stworzenia podteczki do teczki CI-4167 (w której jest już aktualnie założonych 162 spraw), to symbolem klasyfikacyjnym podteczki będzie CI-4167-163. Jednocześnie licznik spraw w teczce głównej zwiększy się o 1.

Problemy z eDOK:
  • brak możliwości nadania kodu podteczki z automatu… trzeba sprawdzić kolejny numer sprawy w "Numeracji spraw" lub fizycznej teczce i ręcznie wprowadzić wartość (a to rodzi możliwość zrobienia pomyłki)... naszym zdaniem w Ustawieniach globalnych oprócz opcji "Podteczka to kolejny numer sprawy" powinna istnieć powiązana z nią dodatkowa funkcja "Automatycznie nadaj nazwę podteczce" (do wykorzystania przez te urzędy, w których stosuje się podobną konwencję)
  • raz założona podteczka jest obecna w kolejnych latach (sic !!!). Tymczasem nie ma podstaw, do automatycznego wznawiania podteczek

    „Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. Czyli w kolejnym roku kalendarzowym kontynuować można sprawę rozpoczętą „konkretną”, więc sprawę założoną w podteczce. Nie ma podstaw, by kontynuować z poprzedniego roku sam formalny wpis będący tylko tytułem podteczki, a nie konkretną załatwianą sprawą.
    W związku z powyższym nie dodajemy do podteczki z poprzedniego roku nowych spraw, które rozpoczynają się w roku bieżącym.
    Chcąc w tym samym temacie rozpocząć kolejną sprawę, ale będąc już w kolejnym roku kalendarzowym, należy w spisie spraw nowego roku wpisać pod kolejnym numerem identycznie brzmiący tytuł podteczki i w podteczce założonej w nowym roku rejestrować (od numeru 1 w podteczce) sprawy, które się pojawiają do realizacji.”

  • Dochodzi problem dublujących się nazw:

    Podteczka CI-4167-10 z roku 2008 może być czymś zupełnie innym niż CI-4167-10 z 2010 roku (a w 2009 podteczki o takim symbolu mogło w ogóle nie być). Tymczasem eDOK nie pozwoli stworzyć drugiej podteczki o tak samo brzmiącym symbolu klasyfikacyjnym. Funkcjonalność wersjonowania teczek z kształcie zaproponowanym w eDOK 2.1 nie ma tutaj zastosowania.
mPiotr
Nowicjusz
Nowicjusz

Re: Podteczki

Postautor: mPiotr » 15 lis 2010 20:05

Kontynuując wątek:

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa: Musisz się zalogować żeby zobaczyć link! (na nim bazuje instrukcja kancelaryjna naszego urzędu):

Paragraf 16, punkt 4 określa wyraźnie jak ma wyglądać znak sprawy w podteczce:

„W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie sprawy teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczki wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or.I.0258-10-6/98)”

Biorąc to pod uwagę, a także architekturę eDOKa, gdzie szablon znaku sprawy w podteczce zawiera w sobie symbol podteczki KONIECZNE jest, aby ten ostatni tworzony był według analogicznej reguły (czyli symbol podteczki = „symbol teczki głównej–licznik”, gdzie licznik oznacza kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw teczki głównej).

Wprowadzenie automatycznego nadawania symbolu też byłoby jak najbardziej naturalnym krokiem (jak się mówi "A" wprowadzając opcję „Podteczka to kolejny numer sprawy”, to należy też powiedzieć "B").

Niestety przy takiej konwencji nazewniczej wychodzą na wierzch błędy architektury eDOKa (źle dobrane kryteria unikalności… podteczka o danym symbolu powinna być unikalna, ALE TYLKO W OBRĘBIE DANEGO ROKU… BiA.035-5 z 2010 wcale nie musi być kontynuacją BiA.035-5 z 2009 roku… ba… taka podteczka w kolejnym roku może wcale nie występować) dochodzi do wcześniej opisanej sytuacji z dublowaniem nazw podteczek w kolejnych latach.
mPiotr
Nowicjusz
Nowicjusz


Wróć do Tak i nie tak

Kto jest online

Użytkownicy przeglądający to forum: Obecnie na forum nie ma żadnego zarejestrowanego użytkownika i 1 gość