Cyfrowe Repozytorium Dokumentów (CRD) wspomaga zarządzanie teczkami klientów przechowywanymi w postaci elektronicznej i papierowej w Jednostkach organizacyjnych realizujących zadania w obszarze Zabezpieczenia Społecznego oraz obsługę dokumentów zgromadzonych w tych teczkach.

Aplikacja CRD wspomaga obsługę teczek akt klientów Jednostek w ramach obsługi Świadczeń Rodzinnych, Świadczeń Wychowawczych, Funduszu Alimentacyjnego, Dodatków Mieszkaniowych i Energetycznych, Stypendiów Szkolnych, Świadczenia „Dobry start” oraz Dopłat do Czynszów.

Od wersji 1.1.0 rozszerzono działanie aplikacji o obsługę teczek klientów z obszaru Pomocy Społecznej (w tym Pomoc Społeczna, Wsparcie Rodziny, Piecza Zastępcza, Zespół Interdyscyplinarny oraz Karta Polaka).

Aplikacja ta może współpracować z dowolną liczbą systemów dziedzinowych (systemów źródłowych) zasilających Cyfrowe Repozytorium Dokumentów dokumentami klientów. Działanie Systemu Dziedzinowego połączonego z CRD nie obciąża w sposób zauważalny działania samego Systemu Dziedzinowego.

Aplikacja posiada przejrzysty i przyjazny interfejs użytkownika. Cyfrowe Repozytorium Dokumentów nie zastępuje fizycznego miejsca przechowywania dokumentów papierowych, lecz umożliwia pełną automatyzację procesu tworzenia i zarządzania teczkami akt klientów, dając możliwość szybkiego dostępu do elektronicznej wersji dokumentów, nie dodając nadprogramowych zadań Użytkownikowi..

Aplikacja Cyfrowe Repozytorium Dokumentów umożliwia:

• gromadzenie dokumentów wprowadzanych do systemów źródłowych, w ramach obszarów SR/SW/FA/DM/DS/ST/DC/PS/WR/PZ/ZI/KP, grupowanych w teczkach akt klientów – systemy źródłowe mogą automatycznie wysyłać dane o nowych dokumentach wprowadzanych w tych systemach (np. po kwalifikacji nowego wniosku w Oprogramowaniu do Obsługi Świadczeń, wprowadzeniu wywiadu w systemie Pomost POMOST Std, itp.), jak również usuwać błędnie wprowadzone dane (np. po usunięciu wniosku, cofnięciu zatwierdzenia decyzji itp.). W ramach procesu przesyłania dokumentów z systemów źródłowych, teczki klientów są tworzone i odpowiednio numerowane;
• przesyłanie z systemów dziedzinowych dokumentów:
- wniosków (wraz z załącznikami),
- wywiadów (wraz z wydrukiem i załączonymi plikami),
- decyzji (wraz z wydrukami),
- wszczęć postępowania,
- odwołań,
- upomnień,
- tytułów wykonawczych,
- korespondencji w sprawie (wraz z wydrukiem i załączonymi plikami),
- wyników elektronicznej weryfikacji w systemach zewnętrznych,
- innych dokumentów.

• zasilanie wszystkimi lub wybranymi danymi wprowadzonymi wcześniej do systemów dziedzinowych;
• zarządzanie teczkami klientów, w tym numeracją teczek, statusami (dostępna/wypożyczona/w opracowaniu/nieaktywna), zawartością, jak również informacjami o fizycznym miejscu przechowywania dokumentów – w systemie udostępniono możliwość tworzenia słownika miejsc przechowywania dokumentów, z dokładnością do pomieszczenia/półki/regału;
• obsługę procesu wypożyczeń i zwrotów teczek akt;
• szybki dostęp do wersji elektronicznej wszystkich dokumentów znajdujących się w rzeczywistych teczkach klientów - użytkownik nie musi realizować procesu wypożyczenia, aby posiadać dostęp do elektronicznej wersji dokumentów klienta, lecz używa aplikacji jako miejsca dostępu do podglądu danych.

Proces zasilania danymi z systemów źródłowych jest w pełni automatyczny oraz odporny na przerwy w połączeniu, ze względu na samoczynne kolejkowanie i ponawianie wysyłania komunikatów, które nie dotarły do Cyfrowego Repozytorium Dokumentów podczas pierwszej próby zasilania.

Korzyści z wdrożenia Cyfrowego Repozytorium Dokumentów:

• automatyzacja procesu zarządzania teczkami klientów w Jednostce;
• możliwość szybkiego ustalenia miejsca przechowywania teczki;
• minimalny narzut pracy dla pracowników (przesyłanie danych „w tle”);
• ułatwienie i przyspieszenie dostępu do dokumentów, również tych które były składane w poprzednich okresach zasiłkowych/w innych sprawach, co powoduje, iż Jednostka nie jest zmuszona do żądania ponownego dostarczenia dokumentu przez klienta;
• szybkie wyszukiwanie informacji w dokumentach;
• dostęp do dokumentów niezależnie od lokalizacji;
• gromadzenie w jednym miejscu danych pochodzących z różnych systemów dziedzinowych.

Bezpieczeństwo danych
Aplikacja Cyfrowe Repozytorium Dokumentów (CRD) zapewnia ochronę danych osobowych zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), a także spełnia wymogi ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. 2019 poz. 1781).